Workflows

Was ist ein Workflow?

Grundsätzlich ist ein Workflow erstmal nichts technisches. Es geht hierbei meistens (so auch hier) um Formulare, die in einem Unternehmen mehrere Abteilungen und Stationen durchlaufen. Ob das Formular auf einem Papier oder in einer rechnergestützten Anwendung realisiert wurde, spielt dabei vorerst keine Rolle.

Mithilfe von Workflows können Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Organisationen können einheitliche Geschäftsprozesse einhalten und die Effizienz und Produktivität der Organisation verbessern, indem die Aufgaben und Schritte einzelner Geschäftsprozesse verwaltet und harmonisiert werden. Auf diese Weise können sich die Personen, die diese Aufgaben ausführen, auf die Arbeit selbst und nicht auf die Verwaltung des Workflows konzentrieren.

Papiergebundene Workflows haben im Vergleich zu rechnergestützten Workflows den Nachteil, dass sich die folgenden Fragen nicht beantworten lassen:

• Wo befindet sich das Dokument?
• Wer bearbeitet es?
• Wer hat es schon bearbeitet?
• Kann ich das Dokument schnell zurückholen?
• Wann wurde es in Umlauf gebracht?
• Wurde ein Datum überschritten?

Ein Workflow ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Schritten, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden.

Abgeschlossenheit: Ein Workflow definiert einen Arbeitsablauf mit einer Abfolge von Aktivitäten innerhalb einer Organisation. Die Abfolge beginnt an einem bestimmten Punkt und endet auch an einem solchem. Es gibt daher einen Initiator eines Workflows und eine Aktion, die am Ende definiert, was als nächstes passieren soll.

Zeitlicher Ablauf: Ein Workflow kann an einem Zeitpunkt 1 beginnen und an einem Zeitpunkt 5 aufhören. Wenn dies der Fall ist, existieren 5 Workflowpositionen.

Sachlogik:
Sachlogik dient dazu..

• Aktionen zu validieren und Eingabefehler auszuschließen
• den zeitlichen Ablauf anhand bestimmter Kriterien zu beeinflussen
• Workflowpositionen nach Notwendigkeit wegfallen oder hinzukommen zu lassen
• Schritte die automatisierbar sind durch definierte Logik durch den Workflow eigenständig erledigen zu lassen

In der Regel ist das betriebswirtschaftliche Objekt ein Formular, welches zum Einsammeln von Daten gedacht ist.

Wo werden Workflows verwendet und welchem Zweck dienen Sie?

Workflows werden überall dort verwendet, wo durch einen strukturierten Arbeitsablauf transparenz und Arbeitsersparnis erreicht werden kann. Arbeitsersparnis erhält man in der Regel durch den niedrigeren Koordinationsaufwand, die Transparenz hingegen durch die Möglichkeit den Status eines Workflows abzufragen (an welcher Workflowposition hängt es – wen muss ich ansprechen – wer ist verantwortlich?). Normalerweise würde man anfangen rumzutelefonieren, bei wem ein Dokument gerade liegt. Dies kann über eine Suchfunktion ínnerhalb des Informationssystems realisiert werden.

Wer braucht Workflows?

Personen, die …

• … über Dokumente wie Formulare Informationen/Daten über mehrere, in der Organisation verteilte einsammeln und nicht die Zeit haben hinter einem Dokument hinterherzutelefonieren.
• … den Verbleib eines Dokumentes genau nachvollziehen müssen
• … nicht das Gesamt-Know-How eines Arbeitsprozesses besitzen und auf andere Personen angewiesen sind.
• … einen Prozess mit erheblichem Aufwand optimieren möchten
• … gerne mehr Zeit haben.

Welche Realisierungsmöglichkeiten gibt es für Worfklows?

• Papiergebundene Workflows
• Web-Workflows
• Native Workflows
• Systemintegrierte Workflow (z.B. SAP Workflow)

Wie plant man einen Workflow?

• Entscheidung für die Implementierung eines Workflows
• Anforderungserfassung
• Definition von Zielen und des Optimierungspotentials
• Festlegung der Workflowinfrastruktur
• Präsentationsformen: Web/Windows/Mobil
• Kommunikationstechniken für Beachrichtigungen: z.B. eMail: SMTP-Server, personifizierter Posteingang kombiniert mit eMail-Nachricht …
• Benötigte Services/Dienste: Z.B. Bestände bei SAP abrufen…
• Festlegung der Workflowtechnologie
• Client-Server-Lösung
• Web-Anwendung: Three-Tier-Architektur mit: Adobe Flex 3/FluorineFX/MS SQL Server
• Mobil-Anwendung: Android App und iPhone App
• Stand Alone Lösungen
• Office Dokumente die sich per eMail versenden
• Festlegung der Workflowarchitektur
• Aufgaben, bzw. Rollen
• Was für Tätigkeiten werden in dem Geschäftsprozess erledigt? Hier leiten sich die Rollen ab…
• Eine Rolle ist eine Aufgabe, die eine Person in einem Unternehmen hat.
• Ablauf
• Reihenfolge: Welche Informationen müssen vor dem Erreichen einer Aufgabe/Workflowposition erfasst sein?

Workflow-Patterns

Workflow-Patterns sind bestimmte Entwurfsmuster, die in Workflow-Projekten immer wieder anzutreffen sind. Workflow-Patterns bestehen aus Workflow-Positionen und Workflow-Abläufen.

Workflow-Positionen

Eine Workflowposition dient der Vorlage, Bearbeitung und Bestätigung von Daten, die über ein Formular eingesammelt werden. Die Workflowposition kann einer Person, oder einer Gruppe von Personen zugeordnet sein.

Zeitliche Abfolgen

Zeitliche Abfolgen legen fest, wann eine Person das Dokument erhält und zu welchem Zeitpunkt.

Logische Abfolgen

Eine logische Abfolge wird nur dann abgearbeitet, wenn ein vorheriges Ereignis / eine vorherige Logikprüfung erfolgreich war und durch eine optionale Workflowpositionen durch die Abfolge erreicht wird.

Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen

Benötigt eine Person Daten von einer anderen, ist die Person, die die Daten benötigt, der Nachfolger der Person, die die Daten in das Formular eingibt. Es gibt hier also eine zeitliche Abhängigkeit, die durch Vorgänger- und Nachfolgebeziehungen defniert werden. Man versucht dabei so viele Positionen parallel abzuarbeiten, wie das möglich ist.

Workflow-Abläufe

Serialisierte Workflowabläufe

Einer nach dem anderen (bsp. Excel-Dokument das bei Bearbeitung immer gesperrt wird).
Vorteile:
* Klarer strukturierter Ablauf.
Nachteile:
* Es geht viel Zeit während der Bearbeitung verloren, wenn keine Daten vom Vorgänger benötigt werden (informelle Abhängigkeit zum Vorgänger).
* Keine parallele Abarbeitung möglich, da immer gesperrt.

Parallele Workflowabläufe

Es können mehrere Personen gleichzeitig an einer Workflowposition auf den Workflow zugfreifen. Erst wenn alle Personen bestätigt haben, läuft der Workflow weiter.

Fortsetzung folget (Workflow Patterns – Teil 2 inklusive Codebeispiele)