Ein internes Audit wird durchgeführt, um die Wirksamkeit, Konformität und Effektivität eines Managementsystems zu bewerten.

Vorbereitung: Erstellen Sie ein Audit-Programm

Ein Auditprogramm ist ein systematischer Ansatz zur Planung, Organisation und Durchführung von Audits in einer Organisation. Es handelt sich um einen Rahmen oder einen Leitfaden, der festlegt, wie interne oder externe Audits durchgeführt werden.

Das Auditprogramm der Organisation sollte in der Regel im Voraus bekannt gegeben werden. Dies ermöglicht den betroffenen Mitarbeitern und Abteilungen, sich auf das Audit vorzubereiten und die erforderlichen Informationen und Dokumente bereitzustellen.

Die genaue Zeitspanne, in der das Auditprogramm angekündigt wird, kann je nach Organisation und Art des Audits variieren. In der Regel wird das Auditprogramm jedoch einige Wochen oder sogar Monate im Voraus angekündigt, um ausreichend Zeit für die Vorbereitung zu gewährleisten.

Die Ankündigung des Auditprogramms sollte die folgenden Informationen enthalten:

1. Datum und Zeitraum des Audits: Geben Sie den genauen Zeitpunkt oder den Zeitraum an, in dem das Audit stattfinden wird. Dies ermöglicht den betroffenen Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeit entsprechend zu planen.
2. Auditbereich und -ziel: Beschreiben Sie den Bereich des Managementsystems, der auditiert wird, sowie das Ziel des Audits. Dies hilft den betroffenen Mitarbeitern, sich auf die relevanten Prozesse, Verfahren und Dokumente vorzubereiten.
3. Kontaktpersonen: Nennen Sie die Auditoren und die Kontaktpersonen, an die sich die Mitarbeiter wenden können, wenn sie Fragen oder Bedenken haben oder weitere Informationen benötigen.
4. Vorbereitungshinweise: Geben Sie Anleitungen und Hinweise zur Vorbereitung auf das Audit. Dies kann beispielsweise die Bereitstellung von Dokumenten, Aufzeichnungen oder Zugang zu bestimmten Räumlichkeiten umfassen.

Die frühzeitige Bekanntgabe des Auditprogramms ermöglicht es der Organisation, einen reibungslosen Ablauf des Audits zu gewährleisten und den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich angemessen vorzubereiten. Es fördert auch die Transparenz und Offenheit im Auditprozess.

Schritte für die Durchführung eines internen Audits

Hier sind die grundlegenden Schritte, die bei der Durchführung eines internen Audits üblicherweise befolgt werden:

1. Vorbereitung:
   • Festlegung des Auditumfangs und -ziels: Definieren Sie den Bereich des Managementsystems, der geprüft werden soll, sowie das Ziel des Audits.
   • Auditplanung: Erstellen Sie einen detaillierten Auditplan, der den Zeitplan, die Auditmethoden, die zu prüfenden Dokumente und Verfahren sowie die zugewiesenen Auditoren enthält.
   • Auswahl des Auditteams: Benennen Sie erfahrene und qualifizierte interne Auditoren, die unabhängig und objektiv das Audit durchführen.
2. Durchführung des Audits:
   • Eröffnungsbesprechung: Beginnen Sie das Audit mit einer Eröffnungsbesprechung, um den Zweck des Audits zu erläutern, den Ablauf zu erläutern und Erwartungen zu klären.
   • Datenerhebung: Sammeln Sie Informationen durch Beobachtungen, Interviews mit Mitarbeitern, Überprüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen sowie ggf. technische Prüfungen.
   • Bewertung und Analyse: Bewerten Sie die erhobenen Daten, um die Konformität mit den Anforderungen des Managementsystems zu beurteilen und potenzielle Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
   • Dokumentation: Halten Sie Ihre Feststellungen, Abweichungen, Empfehlungen und Verbesserungspotenziale in Auditberichten oder Checklisten fest.
3. Kommunikation der Ergebnisse:
   • Abschlussbesprechung: Halten Sie eine Abschlussbesprechung ab, um die Ergebnisse des Audits mit dem geprüften Personal zu teilen und eventuelle Missverständnisse zu klären.
   • Auditbericht: Erstellen Sie einen schriftlichen Auditbericht, der die Ergebnisse des Audits, die identifizierten Abweichungen und Verbesserungsvorschläge enthält.
   • Follow-up: Überwachen Sie die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und überprüfen Sie bei Bedarf die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen.
4. Nachverfolgung:
   • Überwachung und Überprüfung: Überwachen Sie die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und überprüfen Sie deren Wirksamkeit im Laufe der Zeit.
   • Planung weiterer Audits: Basierend auf den Ergebnissen und Erkenntnissen des internen Audits planen Sie weitere Audits, um die kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems sicherzustellen.

Die genaue Vorgehensweise kann je nach Organisation und Art des Managementsystems variieren. Wichtig ist jedoch, dass das interne Audit unabhängig, objektiv und systematisch durchgeführt wird, um die Konformität mit den Anforderungen festzustellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Was steht in einem Audit-Programm nach ISO 27007?

Die Norm ISO/IEC 27007:2020 „Information technology – Security techniques – Guidelines for information security management systems auditing“ enthält Leitlinien für das Auditieren von Informationssicherheitsmanagementsystemen (ISMS). Ein Audit-Programm nach ISO 27007 umfasst typischerweise die folgenden Informationen:

1. Zielsetzung: Das Audit-Programm sollte seine Ziele klar definieren. Diese können beispielsweise die Bewertung der Konformität mit den Anforderungen der ISO/IEC 27001-Norm, die Identifizierung von Schwachstellen oder die Überprüfung der Effektivität des ISMS sein.
2. Auditbereich und Umfang: Das Audit-Programm legt den Bereich oder die Bereiche des ISMS fest, die auditiert werden sollen. Es definiert den Umfang des Audits, einschließlich der Standorte, Prozesse, Abteilungen oder Systeme, die einbezogen werden sollen.
3. Auditverfahren und -methoden: Das Audit-Programm beschreibt die spezifischen Verfahren und Methoden, die während des Audits angewendet werden sollen. Dies kann beispielsweise die Durchführung von Interviews, Überprüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen, Beobachtung von Prozessen oder technische Prüfungen umfassen.
4. Audit-Ressourcen: Das Audit-Programm legt die erforderlichen Ressourcen für das Audit fest, einschließlich des Audit-Teams, der Zeitpläne, des Budgets und der technischen Hilfsmittel.
5. Zeitplan: Das Audit-Programm enthält einen Zeitplan für die Durchführung des Audits. Es legt fest, wann das Audit beginnt und endet, sowie die geplanten Aktivitäten und Meilensteine während des Auditprozesses.
6. Audit-Ergebnisse und Berichterstattung: Das Audit-Programm beschreibt die Erwartungen und Anforderungen an die Dokumentation der Audit-Ergebnisse. Dies umfasst die Erstellung von Auditberichten, in denen die Feststellungen, Empfehlungen, Verbesserungspotenziale und ggf. Nichtkonformitäten festgehalten werden.
7. Nachverfolgung und Überprüfung: Das Audit-Programm kann auch Maßnahmen zur Nachverfolgung und Überprüfung der umgesetzten Korrekturmaßnahmen enthalten, um sicherzustellen, dass festgestellte Abweichungen behoben werden und das ISMS kontinuierlich verbessert wird.

Das Audit-Programm nach ISO/IEC 27007 dient als Leitfaden für die Planung und Durchführung von ISMS-Audits. Es stellt sicher, dass das Audit effektiv und systematisch durchgeführt wird, um die Informationssicherheit zu bewerten und die Compliance mit den Anforderungen der ISO/IEC 27001-Norm sicherzustellen.

Referenzen der ISO 27007

ISO 27007 Kapitel 4 Grundsätze der Auditierung: „Es gelten die Grundsätze der Auditierung nach ISO 19011:2018, Abschnitt 4“

ISO 19011 Abschnitt 4 : Grundsätze der Auditierung / Auditprinzipien

• Integrität: die Grundlage der Professionalität.
• Sachliche Darstellung: die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten.
• Angemessene berufliche Sorgfalt: Anwendung von Sorgfalt und Urteilsvermögen beim Auditieren.
• Vertraulichkeit: Sicherheit von Informationen.
• Unabhängigkeit: die Grundlage für die Unparteilichkeit des Audits sowie für die Objektivität der Auditschlussfolgerungen.
• Faktengestützter Ansatz: die rationale Methode, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen in einem systematischen Auditprozess zu gelangen.
• Risikobasierter Ansatz

Die „Grundsätze der Auditierung“ nach ISO 19011:2018, Abschnitt 4, sind wie folgt:

1. Integrität: Der Auditor soll objektiv und unparteiisch handeln und seine Arbeit auf eine ehrliche und vertrauenswürdige Weise ausführen.
2. Vertraulichkeit: Der Auditor soll die Vertraulichkeit der Informationen wahren, die ihm während der Auditierung zur Verfügung gestellt werden.
3. Kompetenz: Der Auditor soll über das notwendige Wissen, die Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Auditierung sachgerecht durchzuführen.
4. Verantwortungsbewusstsein: Der Auditor soll seine Verantwortung im Rahmen der Auditierung anerkennen und seine Pflichten entsprechend erfüllen.
5. Unabhängigkeit: Der Auditor soll frei von Interessenkonflikten sein und nicht in einer Weise handeln, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigt.
6. Aufrechterhaltung der Professionalität: Der Auditor soll sein Verhalten und seine Arbeitsweise so gestalten, dass er die Integrität, die Vertraulichkeit und die Objektivität der Auditierung aufrechterhält.
7. Durchführung von evidenzbasierten Auditierungen: Der Auditor soll seine Entscheidungen auf einer sorgfältigen Analyse und Bewertung von Beweismitteln gründen und sicherstellen, dass diese in angemessener Weise gesammelt und bewertet wurden.
8. Risikobasiertes Vorgehen: Der Auditor soll bei der Planung und Durchführung der Auditierung das Risiko berücksichtigen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu minimieren.
9. Anwendbarkeit: Der Auditor soll die Anwendbarkeit der Auditierung auf die spezifischen Anforderungen des Auditsystems und der zu auditierenden Organisation sicherstellen.

Zitat: ISO 19011:2018, Abschnitt 4 „Auditprinzipien“

Die Anleitung in den Abschnitten 5 bis 7 basiert auf
den folgenden sieben Prinzipien:

a) Integrität: die Grundlage der Professionalität
Auditoren sowie die Person(en), die ein Auditprogramm steuert (steuern), sollte(n):
— ihre Arbeit moralisch vertretbar, mit Ehrlichkeit und Verantwortung ausführen;
— nur Audittätigkeiten durchführen, bezüglich derer sie Kompetenz besitzen;
— ihre Arbeit unparteiisch ausführen, d. h.
sachlich und in ihren Handlungen frei von
Voreingenommenheit bleiben;
— sensibel gegenüber jeglichen Einflüssen
auf ihr Urteilsvermögen sein, die während
der Durchführung eines Audits ausgeübt
werden können.

b) Sachliche Darstellung: die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten
Auditfeststellungen, Auditschlussfolgerungen und Auditberichte sollten die Audittätigkeiten wahrheitsgemäß und genau widerspiegeln.
Signifikante, während des Audits festgestellte Hindernisse und ungelöste Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Auditteam und der auditierten Organisation sollten berichtet
werden. Die Kommunikation sollte wahrheitsgetreu, genau, objektiv, zeitgerecht, klar und vollständig sein.

c) Angemessene berufliche Sorgfalt: Anwendung von Sorgfalt und Urteilsvermögen beim Auditieren
Auditoren sollten entsprechend der Bedeutung der Aufgabe, die sie ausführen, und dem Vertrauen, welches der Auditauftraggeber sowie andere interessierte Parteien in sie setzen, Sorgfalt walten lassen. Ein wichtiger Faktor bei der Ausführung ihrer Arbeit mit
angemessener beruflicher Sorgfalt ist die Fähigkeit, in allen Auditsituationen begründete Urteile zu fällen.

d) Vertraulichkeit: Sicherheit von Informationen
Auditoren sollten bei der Verwendung und dem Schutz von Informationen, die sie im Verlaufe ihrer Aufgaben erworben haben, umsichtig sein. Auditinformationen sollten nicht unangemessen zur persönlichen Bereicherung des Auditors oder des Auditauftraggebers oder in einer Weise verwendet werden, die nachteilig für die berechtigten Interessen der auditierten Organisation ist. Dieses Konzept schließt den ordnungsgemäßen Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen ein.

e) Unabhängigkeit: die Grundlage für die Unparteilichkeit des Audits sowie für die Objektivität der Auditschlussfolgerungen
Wo immer möglich, sollten Auditoren unabhängig von der Tätigkeit sein, die auditiert wird, und sie sollten in allen Fällen frei von Voreingenommenheit und Interessenkonflikten handeln. Bei internen Audits sollten Auditoren unabhängig von der auditierten Funktion sein, sofern dies in der Praxis umsetzbar ist.
Die Auditoren sollten während des gesamten Auditprozesses Objektivität aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass sich die
Auditfeststellungen und -schlussfolgerungen nur auf die Auditnachweise stützen.
Bei kleineren Organisationen kann es sein, dass die internen Auditoren nicht komplett unabhängig von der Tätigkeit sind, die auditiert wird; es sollten aber alle Anstrengungen unternommen werden, um Voreingenommenheit zu beseitigen und Objektivität zu fördern.

f) Faktengestützter Ansatz: die rationale Methode, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen in einem systematischen Auditprozess zu gelangen

Auditnachweise sollten verifizierbar sein. Üblicherweise sollten sie auf Stichproben aus den verfügbaren Informationen beruhen, da
ein Audit während eines festgelegten Zeitraums und mit begrenzten Ressourcen durchgeführt wird. Die Stichprobenahme sollte angemessen erfolgen, da dies eng mit dem Vertrauen verbunden ist, das in die Auditschlussfolgerungen gesetzt werden kann

g) Risikobasierter Ansatz: ein Auditansatz, der
Risiken und Chancen berücksichtigt

Der risikobasierte Ansatz sollte die Planung, Durchführung und Berichterstattung von Audits maßgeblich beeinflussen, um sicherzustellen, dass die Audits auf die für den Auditauftraggeber und für die Erreichung der Ziele des Auditprogramms relevanten Themen ausgerichtet sind.

Zitat aus der ISO 19011:2018, Abschnitt 4

ISO 27007 Kapitel 5.1 Allgemeines: „Es gilt der Leitfaden nach ISO 19011:2018, 5.1“

Das Kapitel 5.1 der ISO 19011:2018 beschäftigt sich mit der Vorbereitung von Audits und gibt Anleitung zur Planung und Durchführung von Audits.

Konkret werden in diesem Kapitel folgende Aspekte behandelt:

1. Festlegung des Auditziels und des Auditumfangs: Es wird empfohlen, dass die Auditplanung auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der auditierten Organisation abgestimmt wird. Hierzu gehört auch die Festlegung des Auditumfangs und der Auditkriterien.
2. Auswahl des Auditteams: Die Auswahl des Auditteams sollte auf der Basis von Kompetenzen und Erfahrungen erfolgen und sicherstellen, dass das Team über ausreichende Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um das Audit durchzuführen.
3. Erstellung eines Auditplans: Der Auditplan sollte alle relevanten Aspekte des Audits abdecken, einschließlich des Auditumfangs, des Zeitplans, der Ressourcen und des Kommunikationsplans mit der auditierten Organisation.
4. Identifizierung von Risiken und Chancen: Es ist wichtig, potenzielle Risiken und Chancen im Zusammenhang mit dem Audit zu identifizieren und zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Audit effektiv und effizient durchgeführt werden kann.
5. Vorbereitung der Auditdokumentation: Die Auditdokumentation sollte im Vorfeld des Audits erstellt werden und alle relevanten Informationen für das Auditteam enthalten, einschließlich der Auditkriterien, der Checklisten und der Verfahren für die Datenerfassung.

Dieses Kapitel betont die Wichtigkeit einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung für ein effektives und effizientes Audit. Es wird empfohlen, dass die Auditplanung auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der auditierten Organisation abgestimmt wird und dass alle relevanten Aspekte des Audits berücksichtigt werden.

ISO 27007 Kapitel 5.2.1 Festlegung der Ziele des Auditprogramms: „Es gilt der Leitfaden nach ISO 19011:2018, 5.2. Außerdem gilt die Anleitung in 5.2.2.“

Im Leitfaden der ISO 19011:2018, Kapitel 5.2., geht es um die Planung von Audits. Dieses Kapitel legt fest, wie eine Auditplanung durchgeführt werden soll, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der Auditierung berücksichtigt werden. Folgende Punkte sind im Kapitel 5.2. detailliert beschrieben:

1. Festlegung der Auditziele und -kriterien
2. Auswahl des Auditteams
3. Festlegung des Auditumfangs und -zeitplans
4. Identifizierung von Risiken und Chancen
5. Ermittlung von Ressourcen und Kompetenzen, die für die Auditierung benötigt werden
6. Festlegung von Verfahren zur Datenerfassung und -analyse
7. Festlegung von Verfahren zur Kommunikation mit der auditierten Organisation
8. Dokumentation der Auditplanung.

Das Kapitel gibt auch Hinweise darauf, wie man bei der Planung von Audits mit besonderen Umständen wie Multi-Site-Auditierungen oder Audits von Lieferketten umgehen sollte. Es wird betont, dass die Planung von Audits auf die spezifischen Anforderungen der Organisation und des Auditsystems zugeschnitten sein sollte. Schließlich wird in diesem Kapitel betont, dass die Auditplanung ein wichtiger Teil des Auditprozesses ist und dass eine sorgfältige Planung dazu beitragen kann, effektive und effiziente Audits durchzuführen.

Das Kapitel 5.2.2 der ISO 19011:2018 beschäftigt sich mit der Auswahl des Auditteams. In diesem Abschnitt werden die Anforderungen an die Mitglieder des Auditteams sowie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten beschrieben.

Im Detail werden folgende Aspekte behandelt:

1. Qualifikationen und Kompetenzen der Auditoren: Die Auditoren sollten über ausreichende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die geplanten Audits durchzuführen. Es wird empfohlen, dass die Auditoren eine formale Ausbildung oder Zertifizierung in Auditierung haben und dass ihre Erfahrung und Kompetenzen in Bezug auf die Art und den Umfang des geplanten Audits angemessen sind.
2. Anzahl der Auditoren: Die Anzahl der Auditoren hängt vom Umfang des Audits und der Komplexität des Managementsystems ab. Die ISO 19011 empfiehlt jedoch, dass mindestens zwei Auditoren für ein Auditteam ausgewählt werden.
3. Aufgaben der Auditoren: Die Aufgaben der Auditoren umfassen die Vorbereitung und Durchführung von Audits sowie die Bewertung der Konformität des Managementsystems gegenüber den Auditkriterien. Die Auditoren müssen sicherstellen, dass sie objektiv und unparteiisch arbeiten und ihre Ergebnisse dokumentieren.
4. Verantwortlichkeiten der Auditoren: Die Auditoren sind dafür verantwortlich, dass sie den Auditplan einhalten und dass sie ihre Ergebnisse in Übereinstimmung mit den geltenden Standards dokumentieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass sie ihre Ergebnisse und Empfehlungen in angemessener Weise kommunizieren.

Zusammenfassend betont dieses Kapitel die Wichtigkeit der Auswahl eines qualifizierten und kompetenten Auditteams und stellt sicher, dass das Team über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um die geplanten Audits durchzuführen.